El ERP de Microsoft

Microsoft no solo tenía Windows y office como únicos productos?

Originalmente uno puede pensar que Microsoft solo tiene Windows y Office como productos, ya que es lo que más utiliza la gente, pero en tiempos recientes, hablando de unos 5 años, Microsoft ha puesto gran énfasis y dedicación a las herramientas empresariales. Productos como Azure, CRM, Integración con Power BI, la división Dynamics que cuenta con SL, GP, NAV y AX.

 

En este caso, hablaremos sobre Dynamics NAV que es una solución global de planificación de recursos empresariales (ERP) que ofrece a las pequeñas y medianas empresas un mayor control sobre sus finanzas y simplifica su cadena de suministros, fabricación y operaciones. Se implementa rápidamente, es fácil de utilizar y cuenta con las capacidades necesarias para apoyar sus expectativas de crecimiento. Microsoft.

 

Con que capacidades cuenta la herramienta?

De forma general con:

• Gestión financiera y contable. Gestione de tesorería, activos fijos y sus cuentas bancarias.
• Cadena de suministros, fabricación y operaciones. Gestione y realice el seguimiento de su producción, inventario, pedidos y proveedores (compras).
• Marketing, ventas y servicio. Gestione sus campañas (CRM), oportunidades de ventas, contactos, acuerdos de servicio y facturación.
• Gestión de proyectos. Cree previsiones, haga un seguimiento de los proyectos, gestione su capacidad y control de recursos.
• Inteligencia empresarial (BI) y generación de informes. Consiga visibilidad y análisis en tiempo real para controlar el rendimiento y tome decisiones con la información adecuada.
• Multidivisa. Compita globalmente con características multidivisa y en varios idiomas.

 Para mayor detalle, Descargue la guía de funcionalidades

 

 

Por qué Microsoft Dynamics NAV es diferente de otros ERP?

 

Dynamics NAV al ser una herramienta creada por Microsoft, a diferencia de sistemas ERP tradicionales reúne las aplicaciones que administran sus finanzas, ventas y operaciones, de forma natural con las aplicaciones de Office familiares que ya conoce. Combinada con la potencia de la nube (Azure), una solución empresarial de Microsoft que lo libera para poder trabajar en cualquier lugar y momento con todos sus dispositivos (ya que cuenta con cliente web, para abrir desde un navegador como Internet Explorer, Google Chrome; un cliente especifico para tablets y un cliente especifico para smartphones; compatible con iOS, Android y Windows Phone). Independientemente de la forma en que acceda a sus sistemas y los utilice, disfrutará de la misma experiencia ininterrumpida y de la misma seguridad de nivel empresarial que le permitirá proteger a su empresa y a sus clientes (dado que la autentificación se puede realizar mediante Windows al manejarse un dominio y a través de certificados como primer nivel y con usuarios y contraseña como un segundo nivel de seguridad). 

 

 

Microsoft Dynamics ERP está diseñado para que pueda comenzar a trabajar de inmediato y crecer con su empresa. De esta manera, puede comenzar con aquello que necesita hoy y adaptarse sin problemas a medida que cambien sus necesidades; el sistema cuenta con una gran cantidad de funcionalidades con base en las diversas áreas dentro de la empresa. Estas funcionalidades se pueden ir utilizando conforme se vayan requiriendo y hasta el nivel que se necesite.

 

Caso de la vida real:

 

 

Una empresa que tenía una pequeña planta de "producción" adquirió NAV, tenía contemplado utilizar directamente el módulo de producción con todas sus funcionalidades. Después de un análisis detallado y un diseño de solución, se determino que lo mejor para la empresa era utilizar una "producción" básica en lo que la empresa se estabilizaba con el sistema y en lo que definían un flujo operativo y procesos funcionales, de esta forma se inicio con una producción básica, utilizando listas de materiales en donde solamente se indicaban los insumos y cantidades requeridas para la elaboración de un producto terminado.

 

Con el tiempo y con base a una definición detalla de sus procesos, se fueron integrando los tiempos requeridos por las máquinas y los empleados en la elaboración de los productos. Después se incluyeron rutas de producción, factores de cargos indirectos, centro de trabajo y hojas de planificación considerando MPS (MASTER PRODUCTION SCHEDULING) y MRP (MATERIAL REQUERIMENT PLANNING).

 

Aunque se inicio en el sistema con solo una parte del módulo del producción; el aumento en las necesidades de la empresa por integrar mayor detalle de la información, hizo que poco a poco se fueran utilizando cada vez más las funcionalidades y bondades con las que cuenta el sistema.

Que es un ERP?

Enterprise Resource Planning o Planificador de recursos empresariales

"Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa que se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos; en donde cada uno de estos, representan cada una de las áreas de una organización, tales como: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, tesorería, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, facturación, etc.". Wikipedia.

 



A grandes rasgos, es un sistema integral, cuya función es tener centralizada la información de todas las áreas de nuestra empresa. Esto nos permite tener información veraz y oportuna, para una adecuada toma de decisiones.

 

"El conocimiento es poder"; frase celebré de Francis Bacón, cuyo significado, no podría tener mayor razón.

 

Pongamos un ejemplo, estamos teniendo una temporada altísima, cuyas ventas están sobre pasando las estimaciones que teníamos; ahora tenemos un reto respecto a los inventarios, tendremos suficiente inventario, para poder dar abasto a todas nuestras necesidades de venta? En caso de requerir adquirir más inventario, cuales son las cantidades optimas para cubrir mis necesidades, pero sin llegar al sobre inventario y tener una inversión parada en la bodega?

 

A diferencia de los sistemas contables o meramente financieros que se tienen en el mercado; un ERP, al tener integrada tanto la información de inventarios, como las estadísticas de venta, nos permite, tener información real de nuestros inventarios y generar proyecciones sobres las necesidades de ventas, para generar una correcta planificación de compras y/o producción; cubriendo nuestras necesidades requeridas de inventarios y no desperdiciar recursos en compras excedentes u ordenes de producción innecesarias.

 

Caso de la vida real:

 

Una empresa que utilizaba productos con fecha de caducidad realizaba sus compras, con base a un factor sobre sus ventas de años pasados, pensando en un crecimiento sostenido de facturación. Esto al no estar basado en las necesidades reales de ventas y conforme a los inventarios disponibles, generó que se tuviera un sobre stock tremendo; lo que desencadeno en problemas de flujo de efectivo, al tener más pagos, que cobros por realizar. Aunado a lo anterior, al utilizar productos con fecha de caducidad y al tener más compras que ventas, se llego al punto en que el producto comenzó a caducarse y no había forma de desplazarlo, ya que los clientes no requerían de estos productos. Ahora, los problemas se tuvieron en perdidas directas de producto y de inversión.

 

Por fortuna, al cambiar de directo financiero y director general, se realizo el cambio del sistema contable y los sistemas de inventario (ahh por si no lo había comentado, la empresa tenía diversas bodegas y cada una tenía un sistema de control de inventarios independiente, por lo que la única forma de tener un "inventario real", era a través de un archivo tercero en donde se integrará por la gente de contabilidad, la información de todas las bodegas), por un ERP, en este caso Microsoft Dynamics NAV. En cuestión de 6 meses, pudieron tener unificada la información de todos sus almacenes, estadísticas de ventas reales, la información contables por todas las operaciones de compras, ventas y movimientos de almacén y lo más importante en ese momento, una correcta planificación de inventarios, comprando solo lo necesario, pero cubriendo sus necesidades de inventarios mínimos y de ventas.

 

Como lo vimos en el caso anterior, al tener la información necesaria se pueden tomar decisiones valiosas, como cuando comprar, cuanto comprar y planificar la gestión de cobros/pagos. Decisiones que pueden llevar a un crecimiento de la empresa o que lo pueden llevar al punto de la banca rota.

 

La información es poder... poder de tomar las decisiones adecuadas y correctas, para el beneficio de la empresa.