Que es un ERP?

Enterprise Resource Planning o Planificador de recursos empresariales

"Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa que se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos; en donde cada uno de estos, representan cada una de las áreas de una organización, tales como: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, tesorería, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, facturación, etc.". Wikipedia.

 



A grandes rasgos, es un sistema integral, cuya función es tener centralizada la información de todas las áreas de nuestra empresa. Esto nos permite tener información veraz y oportuna, para una adecuada toma de decisiones.

 

"El conocimiento es poder"; frase celebré de Francis Bacón, cuyo significado, no podría tener mayor razón.

 

Pongamos un ejemplo, estamos teniendo una temporada altísima, cuyas ventas están sobre pasando las estimaciones que teníamos; ahora tenemos un reto respecto a los inventarios, tendremos suficiente inventario, para poder dar abasto a todas nuestras necesidades de venta? En caso de requerir adquirir más inventario, cuales son las cantidades optimas para cubrir mis necesidades, pero sin llegar al sobre inventario y tener una inversión parada en la bodega?

 

A diferencia de los sistemas contables o meramente financieros que se tienen en el mercado; un ERP, al tener integrada tanto la información de inventarios, como las estadísticas de venta, nos permite, tener información real de nuestros inventarios y generar proyecciones sobres las necesidades de ventas, para generar una correcta planificación de compras y/o producción; cubriendo nuestras necesidades requeridas de inventarios y no desperdiciar recursos en compras excedentes u ordenes de producción innecesarias.

 

Caso de la vida real:

 

Una empresa que utilizaba productos con fecha de caducidad realizaba sus compras, con base a un factor sobre sus ventas de años pasados, pensando en un crecimiento sostenido de facturación. Esto al no estar basado en las necesidades reales de ventas y conforme a los inventarios disponibles, generó que se tuviera un sobre stock tremendo; lo que desencadeno en problemas de flujo de efectivo, al tener más pagos, que cobros por realizar. Aunado a lo anterior, al utilizar productos con fecha de caducidad y al tener más compras que ventas, se llego al punto en que el producto comenzó a caducarse y no había forma de desplazarlo, ya que los clientes no requerían de estos productos. Ahora, los problemas se tuvieron en perdidas directas de producto y de inversión.

 

Por fortuna, al cambiar de directo financiero y director general, se realizo el cambio del sistema contable y los sistemas de inventario (ahh por si no lo había comentado, la empresa tenía diversas bodegas y cada una tenía un sistema de control de inventarios independiente, por lo que la única forma de tener un "inventario real", era a través de un archivo tercero en donde se integrará por la gente de contabilidad, la información de todas las bodegas), por un ERP, en este caso Microsoft Dynamics NAV. En cuestión de 6 meses, pudieron tener unificada la información de todos sus almacenes, estadísticas de ventas reales, la información contables por todas las operaciones de compras, ventas y movimientos de almacén y lo más importante en ese momento, una correcta planificación de inventarios, comprando solo lo necesario, pero cubriendo sus necesidades de inventarios mínimos y de ventas.

 

Como lo vimos en el caso anterior, al tener la información necesaria se pueden tomar decisiones valiosas, como cuando comprar, cuanto comprar y planificar la gestión de cobros/pagos. Decisiones que pueden llevar a un crecimiento de la empresa o que lo pueden llevar al punto de la banca rota.

 

La información es poder... poder de tomar las decisiones adecuadas y correctas, para el beneficio de la empresa.